Doubler sa productivité avec Toggl Track
Le 2 juin 2021, j'annonçais à la Tribu des Starters que je commençais à tracker mon temps.
Je concluais cette vague avec les mots suivants :
"D’ici là, comme d’habitude : Je teste sur le long terme avant de te partager quoi que ce soit. T’éviter de perdre ton temps si précieux est ma mission. Et c’est un honneur."
1 an après, je leur faisais le bilan.
Le voici.
Commençons par un rapide rappel des faits.
- Tracker mon temps me faisait envie depuis plus d’un an
- Je ne me lançais pas dedans par peur de tomber dans l’addiction à l’analytique
- J’ai décidé de me lancer dedans quand je l’ai senti — c’était comme une next step dans ma quête de ré-appropriation de mon temps
- J’ai décidé de faire un tracking modéré – c’est-à-dire de ne tracker que mes heures de travail
- J’utilise le logiciel gratuit Toggl Track
Aujourd’hui, je ne peux plus me passer du tracking.
Je pense que c’est une habitude que je garderai à vie.
Et avant de me pencher sur la question qui t’intéresse ("Est-ce que tu devrais le faire aussi ?"), je vais te partager 3 avantages, 1 inconvénient et 3 conseils quand il s’agit de tracker ton temps.
Avantage 1 : La catégorisation initiale
Le fonctionnement du logiciel est assez simple :
- Tu crées les Hautes Catégories de ton boulot (qu’on appellera les Aires)
- Tu crées les projets en cours
- Tu les affectes à une catégorie
- Tu les track
Seulement voilà, catégoriser son boulot est très loin d’être facile pour la plupart des gens.
En fait c’est simple, si tu n’y as jamais réfléchi, tu vas forcément en chier.
Le premier avantage du trackage de temps est donc limpide : pour tracker, tu dois catégoriser.
Et pour catégoriser, tu dois prendre du temps pour comprendre ce que tu fais.
Ça suppose répondre à des questions comme :
- Quelles sont les hautes catégories dans lesquelles tombe chacun de mes projets ?
- Pourquoi je mène ces projets ?
- Qu’est-ce que ça apporte à la mission que l’on m’a donnée ?
Alors bien sûr, si tu es passé par ici, tu es déjà très familier avec la notion d’Aire.
Tout ira bien plus vite pour toi.
Mais sinon, il faudra accepter de passer du temps de mise en place avant même d’utiliser le logiciel.
Quelques exemples d’Aires : Marketing, Communication, Gestion de Projet, Développement, Optimisation, Admin, Analyse, etc.
Avantage 2 : Le monotasking
Tôt ou tard, tu vas en avoir plein de cul de lancer des timers.
Et c’est très bien comme ça.
Pourquoi ?
Parce que cette lassitude insiste au monotasking — juste parce que t’en as marre de déclencher un timer pendant 10 minutes sur le projet A avant de l’arrêter et le déclencher 10 autres minutes sur le projet B.
Petit à petit, ton cerveau aura tout simplement avoir envie d’enchainer de gros blocs de monotasking sur un seul projet.
Et sachant que, selon l’étude de Eyal Ophir et Anthony Wagner, les multitaskers sont moins bons que les monotaskers à tous les niveaux, avoir un logiciel qui t’écarte de ce chemin n’a pas de prix.
Avantage 3 : l’analytique
Celui-là tu le voyais venir.
Parce qu’évidemment, c’est le bénéfice magique qu’apporte le tracking.
Si tu es doté de ce système, je pense que tu as déjà (très largement) compris la puissance de la prise de hauteur sur ta vie.
Tracker son temps, c’est la même chose, avec son temps.
Ça te permet de voir émerger des patterns qui seraient tout simplement invisibles à l’œil nu.
Comme par exemple :
- Combien d’heures tu travailles vraiment par jour (patate de forain garantie)
- Combien de temps t’a pris ce projet ? Est-ce que c’est rentable par rapport à ce qu’il a apporté ?
- Combien de temps tu passes sur les différentes Aires de ton boulot ?
- Est-ce que tu passes bien la majorité de ton temps sur les Aires les plus porteuses en termes de résultats ?
En d’autres termes, tu conscientises l’inconscient.
Et comme disait Carl Jung :
"Tant que tu ne rendras pas l’inconscient conscient, il dirigera ta vie et tu l’appelleras destinée."
Au fur et à mesure des mois, tu perçois certains patterns.
Toutes ces choses qui étaient dans tes angles morts et que tu acceptais comme fatalité ?
Tu te rends compte que tu en étais l’unique responsable.
La bonne nouvelle, c'est que tu peux changer ce dont tu es responsable.
Et ça fera toute la différence entre ton efficience d'aujourd’hui et celle que tu enregistreras dans 6 mois.
Inconvénient 1 : l’habitude à créer
Celui-là aussi tu le voyais venir.
C’est le truc le plus chiant quand tu track ton temps.
Si tu veux tout savoir, c’est même la cause n°1 qui fait que les gens abandonnent : déclencher le timer.
Alors même si Toggl te permet d’envoyer des notifications sur ton ordi quand ça fait plus de 10 minutes que ton ordi tourne (ce qui ne fonctionne pas pour moi puisque j’ai désactivé toutes les notifs — chose que je te conseille également), la question de la création d’habitude est toujours là.
Si tu es déjà passé par ici, ça ne devrait pas te poser trop de problèmes.
Mais si ça n’est pas le cas, alors c’est le point sur lequel tu devras être le plus vigilant.
Trouve des astuces pour déclencher ce timer jusqu’à que ça en devienne une habitude.
Conseil 1 : supprime (frénétiquement) la friction
Comme on vient de le voir, le principal challenge est la création d’habitude.
Il faut donc attaquer une chose de front : la friction.
Pour ça, 2 techniques :
Installe l’application sur ton ordi (oublie la version web) et mets-toi un raccourci clavier pour déclencher le timer (ctrl+s pour moi)
Ajouter "Trier les projets Toggl" à ton Bilan Hebdomadaire pour supprimer/ajouter les projets sur lesquels tu taff en ce moment
L’idée est enfantine : quand tu dois déclencher un timer, tu veux que ce soit fait en un claquement de doigts.
- Pas de "Je dois me connecter sur la version web".
- Pas de "Merde, le projet n’existe pas encore, il faut que je le créer".
Juste un : "Ok, feu."
Conseil 2 : les Clients sont des Aires
Je te parlais de Haute Catégorie de vie tout à l’heure.
Seulement voilà, il n’existe pas l’option sur Toggl.
Par contre, il existe la catégorie "Clients" que tu peux dès maintenant utiliser comme une catégorie "Aire".
Ainsi, tes projets seront associés à un "Client" qui est en fait une "Aire".
Conseil 3 : le (bon vieux) 80/20
De temps en temps :
- Tu vas oublier de mettre un timer
- Tu vas oublier de retirer un timer
- Tu vas mal placer un timer
Et tu sais quoi ?
On s'en tape.
La régularité se chargera de supprimer les valeurs aberrantes/erreurs.
Si tu arrives à tenir cette habitude 80% du temps, tu auras déjà bien plus que ce qu’il te faut pour transformer ton expérience de travail (et ta productivité par la même occasion).
Viens maintenant la question qui surf sur toutes les lèvres :
"Est-ce que je dois commencer à tracker mon temps ?"
Et ma réponse est : tout dépend.
Je dirais que si aujourd’hui tu as un niveau assez bon en productivité, alors tu peux y aller.
Si ça n’est pas le cas, attends un peu.
Tracker son temps fait partie de l’Optimisation.
La 5ème (et dernière) étape vers une Productivité Pure.
Commencer par l’Optimisation, ça n’est vraiment pas optimal.
Alors commence par le commencement et avançons pas à pas.
Voici ton petit récap
3 avantages :
- La catégorisation initiale
- Le monotasking
- L’analytique
1 inconvénient :
- L’habitude à créer
3 conseils :
- Supprime (frénétiquement) la friction
- Les Clients sont des Aires
- Le (bon vieux) 80/20
Avec ça, t’es rodé.
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𝐓𝐮 𝐚𝐬 𝐚𝐢𝐦𝐞́ 𝐜𝐞 𝐩𝐨𝐬𝐭 ? 𝐉'𝐞𝐧 𝐞́𝐜𝐫𝐢𝐬 𝟏/𝐣𝐨𝐮𝐫 𝐝𝐚𝐧𝐬 𝐦𝐚 𝐧𝐞𝐰𝐬𝐥𝐞𝐭𝐭𝐞𝐫. 𝐂𝐥𝐢𝐪𝐮𝐞 𝐢𝐜𝐢 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐥𝐚 𝐫𝐞𝐣𝐨𝐢𝐧𝐝𝐫𝐞 (& 𝐫𝐞𝐜̧𝐨𝐢𝐭 𝐭𝐨𝐧 𝐊𝐢𝐭 𝐝𝐞 𝐏𝐞𝐫𝐟𝐨𝐫𝐦𝐚𝐧𝐜𝐞 𝐨𝐟𝐟𝐞𝐫𝐭)